як опрацьовується запит на інформацію

Алгоритм опрацювання запиту на інформацію

Отримання запитів та їх первинне опрацювання
Оскільки Законом України «Про доступ до публічної інформації» передбачені  різні форми подання запитів, обов’язки з приймання запитів, які надійшли електронною поштою, телефоном, факсом, необхідно покладати на відповідальний структурний підрозділ або на відповідальну особу (далі – «відповідальний») з питань запитів на інформацію, оскільки саме цей підрозділ (особа) найбільш компетентні в питаннях запитів.

Усі або частина письмових запитів надходитиме спочатку в загальну канцелярію розпорядника, тому за наявності підстав уважати отриманий документ запитом, він має передаватися відповідальним для розгляду на предмет належності до запитів.

Запитувач може залучити фізичну особу в якості кур’єра для безпосередньої доставки письмового запиту в приміщення розпорядника, при цьому немає необхідності проводити перевірку повноважень такої фізичної особи.

Також відповідальні мають створити й регулярно переглядати (2 рази за робочий день) скриньку електронної пошти для прийому запитів.

Робота із запитом повинна починатися з його ідентифікації як такого та відокремлення від інших видів вхідної кореспонденції. Прийняття остаточного рішення щодо належності певного документа до запиту має залишатися за відповідальним. Якщо отриманий розпорядником документ містить поряд із вимогою надати інформацію або копію офіційного документа також скаргу, пропозицію, заяву, то в частині надання інформації або копії офіційного документа він опрацьовується як запит згідно із Законом, а в частині скарги, пропозиції, заяви – як звернення громадянина згідно із Законом України «Про звернення громадян». При цьому не важливо, яку назву має вхідний лист («інформаційний запит», «звернення» тощо), ідентифікація має здійснюватися, виходячи зі змісту листа, а саме того, що просить чи вимагає його автор від розпорядника.

Усі отримані запити реєструються у день їх надходження в окремому журналі, який рекомендуємо вести в електронній формі. Реєстрація запиту полягає у присвоєнні йому порядкового номера на підставі створення відповідного запису в графі вказаного журналу, порядковий номер необхідно проставляти на письмовому запиті, зазначати в заголовку до тексту запиту, отриманого електронною поштою, заголовку до тексту, в якому зафіксовано зміст телефонного запиту, та вказувати в документах, адресованих запитувачеві.

Тексти запитів, отриманих електронною поштою, разом зі всіма наявними супровідними даними (адреса електронної пошти запитувача, дата і час отримання та ін.) повинні копіюватися в окрему електронну базу. Запити, що надсилаються електронною поштою, не обов’язково повинні містити електронного цифрового підпису, оскільки встановлення особи запитувача не має принципового значення з огляду на норми частини 2 статті 19 Закону. Зміст кожного запиту, отриманого по телефону, фіксується в окремій електронній базі, яка зберігається аналогічним способом.

Попередній розгляд запитів можна проводити в тих розпорядниках, де наявний відповідальний підрозділ, шляхом здійснення попереднього розгляду керівником цього підрозділу з метою аналізу запиту щодо відповідності вимогам частини 5 статті 19 Закону, а також визначення конкретного працівника, який опрацьовуватиме запит. Після цього запит передається відповідному працівникові, який здійснює оперативне зберігання самого запиту, документів, пов’язаних із його опрацюванням та готує відповідь.

Збір інформації за запитом
Запити, що відповідають вимогам частини п’ятої статті 19 Закону, на початковому етапі опрацьовуються шляхом: 1) встановлення повного переліку та обсягу публічної інформації, документів, які запитуються; 2) визначення профільних структурних підрозділів розпорядника, в яких вони зберігаються (можуть зберігатися). Далі копія запиту (текстовий опис його змісту) передається (пересилається) в профільний структурний підрозділ, бажано особі, що веде там діловодство.

Вказана особа повинна надати запитувану інформацію, документи, наявні в її структурному підрозділі (незалежно від статусу інформації в них: таємна, конфіденційна, службова), бажано не пізніше робочого дня, наступного за днем звернення до неї відповідальної за розгляд запиту особи. За наявності хоча б у частини запитуваної інформації статусу інформації з обмеженим доступом профільний структурний підрозділ має про це повідомити працівника, відповідального за опрацювання запиту, та його керівника з обґрунтуванням правових підстав і фактичних мотивів існуючого обмеження доступу до відповідної інформації.

Варто зазначити, що відповідальні повинні мати право доступу до всіх категорій інформації з обмеженим доступом, якою володіє розпорядник.

Прийняття рішення за запитом
Уся відкрита інформація повинна безумовно надаватися за запитами. Якщо запитувана інформація (документ) наявна на офіційному веб-сайті або в інших відкритих джерелах у мережі Інтернет і при цьому запитувач надав адресу своєї електронної пошти, відповідальний працівник надсилає листа з відповіддю на цю адресу із зазначенням розміщеної онлайн-інформації та прямим гіперпосиланням на відповідне джерело і роз’ясненням, що запитувач може попросити про надання письмової відповіді по суті запиту (без пояснення причин) або повідомити про відсутність потреби в письмовій
відповіді. Аналогічно пропонуємо надавати інформацію (документи), наявні в розпорядника в електронній формі.

Наявність в запитуваному документі частини інформації з обмеженим доступом не має перешкоджати безумовному наданню відкритої інформації з нього (частина 7 статті 6 Закону).

Публічна інформація з обмеженим доступом (документ, що її містить), щодо якої надійшов запит, підлягає розгляду на предмет існування на момент отримання запиту  формальних підстав для обмеження доступу до неї (можливе закінчення строків засекречування, скасування законодавчих норм про обмеження доступу, прийняття рішення або початок публічного обговорення у випадках, визначених пунктом 1 частини 1 статті 9). У разі відсутності на момент розгляду таких формальних підстав для обмеження доступу до інформації вона підлягає наданню на запит (частина 4 статті 6 Закону).Якщо формальні підстави продовжують існувати, застосовується процедура трискладового тесту. В процесі застосування процедури трискладового тесту мають враховуватися доводи запитувача з приводу того, чому, на його думку, конкуруючий суспільний інтерес в отриманні інформації з обмеженим доступом переважає законний інтерес обмежити доступ до неї (за наявності таких доводів). Детальніше про трискладовий тест див. у відповідному розділі цього сайту.

Перевага конкуруючого суспільного інтересу над законними інтересами зобов’язує до надання запитуваної інформації та зняття з неї статусу інформації з обмеженим доступом.

Окремі види інформації не можуть бути обмеженими в доступі, про що прямо зазначено в законах, наприклад, у частинах 5–6 статті 6 Закону, частині 3 статті 13, частині 2 статті 14 Закону України «Про інформацію». Відкрита інформація має надаватися безумовно, зокрема шляхом виокремлення й надання відкритої частини інформації з документів, що містять інформацію з обмеженим доступом.

Рішення про надання на запит інформації з обмеженим доступом та зняття з неї відповідного статусу доцільно оформляти доповідною запискою на ім’я керівника розпорядника (заступника керівника), оскільки таке рішення повинно ним погоджуватися. Але і в цьому випадку лист-відповідь на запит надсилається за підписом працівника, відповідального за обробку запиту.

Надання відповіді на запит
Відповідь на запит має цілком відповідати суті запиту, тобто щодо кожної з частин запитуваної інформації в ній має міститися відповідна інформація або мотивована відмова
в її наданні. Відповідь на запит може містити:
• всю запитувану інформацію;
• частину інформації та мотивовану відмову в задоволенні запиту в іншій частині;
• мотивовану відмову в задоволенні запиту повністю.

Розпорядник відмовляє в задоволенні запиту (частина 1 статті 22 Закону) лише якщо:

1) він не володіє фактично і юридично не зобов’язаний володіти запитуваною інформацією (в т.ч. коли він міг би її створити, але шляхом суттєвої творчої оброки наявної в нього інформації; це не стосується випадків, коли для відповіді на запит необхідно скомпілювати, переказати певну інформацію). Якщо ж розпорядник відповідно до законодавства повинен володіти певною інформацію, то у відповідь на запит він повинен її створити або отримати в інших осіб, які такою інформацією володіють, – це єдиний виняток із загального правила, відповідно до якого на запит надається лише та інформація, якою розпорядник володіє;

2) запитувана інформація належить до категорії інформації з обмеженим доступом відповідно до частини другої статті 6 Закону (за трискладовим тестом установлено, що законний інтерес обмежити доступ переважає конкуруючий суспільний надати інформацію);

3) запитувач не оплатив передбачені статтею 21 того ж Закону фактичні витрати на копіювання або друк, хоч і був повідомлений необхідність відшкодування фактичних витрат та реквізитів до сплати;

4) запит не містить інформації, передбаченої частиною п’ятою статті 19 Закону.

Інші підстави для відмови в задоволенні запиту не допускаються.
Письмова відмова в задоволенні запиту з урахуванням частини 4 статті 22 того ж Закону має містити: 1) прізвище, ім’я, по батькові, а також підпис відповідального працівника; 2) його посаду; 3) дату відмови; 4) фактичні та юридичні підстави відмови, зокрема вказування законного інтересу, захист якого переважає конкуруючий суспільний
інтерес в наданні інформації, обґрунтування чому він переважає суспільний інтерес в наданні інформації; 5) реєстраційний номер запиту в розпорядника; 6) повні найменування, адреси вищестоящого стосовно розпорядника органу (за наявності), адміністративного суду, до яких можна звернутися з оскарженням відмови, строки оскарження.

Якщо запитувана інформація (документ) підлягає наданню повністю або частково, то
відповідальний працівник, готуючи проект відповіді на запит, має співвіднести обсяг відповіді (з додатками, якщо надаються копії документів) з вимогами частини 2 статті 21 Закону щодо відшкодування витрат на копіювання й друк відповіді обсягом більше 10 сторінок.
Потрібно мати на увазі, що вказана плата не стягується при наданні особі інформації про неї та інформації, що становить суспільний інтерес (така інформація зокрема перелічена в ч. 2 ст. 29 ЗУ «Про інформацію»).
Запитувач має бути повідомлений письмово про необхідність внесення плати і продовження строку розгляду його запиту. Якщо запитувач не повідомив свою адресу для листування, відповідальний працівник повинен зв’язатися з ним доступним способом відповідно до наявних даних (електронною поштою, телефоном) з метою отримання адреси для листування; при цьому працівник не може нести відповідальності, якщо адресу для листування отримати не вдалося. В цьому випадку доцільна фіксація дати та часу дзвінка або відправлення електронного повідомлення. До повідомлення про продовження строку розгляду бажано додавати платіжний документ , виготовлений розпорядником для внесення плати на його рахунок, а в самому повідомленні додатково треба вказувати на необхідність запитувачеві якомога швидше, упродовж кількох робочих днів з моменту отримання такого повідомлення, внести плату за даним платіжним документом та надати копію опрацьованого банком платіжного документа (факсом, електронною поштою відскановану у формі комп’ютерного файла для зберігання й відтворення зображень) або оригінал платіжного документа (особисто чи поштовим відправленням, кур’єром) відповідальному. Такий порядок прискорить процедуру опрацювання запиту.

Після отримання підтвердження щодо внесення плати одним зі згаданих вище способів відповідальний надсилає запитувачеві відповідь.

Якщо при настанні обставин непереборної сили (стихійне лихо, техногенна катастрофа тощо) запитувана інформація не може бути надана в передбачені Законом строки, відповідальний приймає рішення про відстрочення надання відповіді на запит до моменту, коли відновиться можливість її надати (частини 6 та 7 статті 22 Закону). У повідомленні про відстрочку в задоволенні запиту, яке надсилається запитувачеві письмово, має зазначатися: 1) прізвище, ім’я, по батькові та підпис відповідального працівника, що прийняв рішення; 2) його посада; 3) дата надсилання або вручення повідомлення про відстрочку; 4) опис обставин непереборної сили; 5) орієнтовний строк, у який буде задоволено запит з огляду на прогнозоване закінчення існування наслідків непереборної сили; 6) реєстраційний номер запиту; 7) повне найменування вищестоящого органу (за наявності) та адміністративного суду, до яких можна оскаржити рішення про відстрочку, їх адреси, строки оскарження до кожного з них відповідно до закону.

Якщо обставини непереборної сили заблокували роботу органу влади, у цьому випадку повідомлення про відстрочку надсилається одразу з моменту відновлення роботи органу.
Відповідь на запит надається не пізніше 48 годин із моменту його отримання (частини 2 – 3 статті 20 Закону), якщо в запиті обґрунтовано, що запитувана інформація: необхідна для захисту життя чи свободи людини, стосується стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян. При надходженні такого запиту всі дії щодо підготовки відповіді на нього мають виконуватися негайно. Уповноважений за розгляд цього запиту працівник має право вимагати й негайно отримати необхідну для задоволення запиту інформацію від інших службових і посадових осіб розпорядника, які нею володіють.

У разі, якщо після консультацій з профільним структурним підрозділом, який займається питаннями за тематикою запиту, відповідальним працівником установлено, що розпорядник не володіє запитуваною інформацією, але в той же час відповідальному працівнику відомо або має бути відомо за статусом або характером діяльності розпорядника, який саме суб’єкт володіє запитуваною інформацією – запит того ж дня пересилається у той спосіб, яким він надійшов, до належного розпорядника (частина 3 статті 22 Закону). У випадку неможливості відправлення в той же спосіб розпорядник пересилає запит у будь-який інший прийнятний спосіб. Одночасно запитувача необхідно повідомити про вказану дію в той спосіб, в який він просив у запиті надати відповідь, а за відсутності такого прохання – у спосіб, в який запит надійшов до розпорядника. Отримані телефоном запити переадресовувати не вбачається реальним, натомість запитувачеві одразу бажано повідомляти про належного розпорядника.

При телефонних запитах відповідь на нескладні питання рекомендовано надавати усно і негайно за наявності на це можливості і згоди запитувача. В інших випадках надходження телефонного запиту його зміст фіксується, а якщо суть запиту не зрозуміла (не зрозуміло, яку інформацію або документи вимагають) – запитувачеві пропонується надіслати письмовий запит.