що таке реєстр публічної інформації

Система обліку документів розпорядника

Стаття 18 Закону України «Про доступ до публічної інформації» передбачає обов’язок розпорядника інформації створити систему обліку своїх документів (іноді її ще називають реєстром публічної інформації). В системі обліку мають міститися дані про кожен документ розпорядника згідно з частиною 1 вказаної статті Закону, подібно як у картці документа для обліку по діловодству. Згадана система обліку призначена для полегшення орієнтації запитувачів у масиві документів, наявних у розпорядника – з метою: 1) мінімізації випадків надсилання запитів на документи, які не перебувають у володінні розпорядника, та 2) надання запитувачам можливості визначити і чітко вказати в запиті той документ розпорядника, який їх цікавить.

Доступ усіх охочих ознайомитися з даними із системи обліку Закон передбачає у формі розміщення системи обліку на офіційному веб-сайті розпорядника в мережі Інтернет (за його наявності). Інакше – в інший прийнятний спосіб, наприклад, шляхом надання можливості ознайомлення з даними із системи обліку в спеціальних місцях для роботи запитувачів з документами (п. 4 ст. 14) на спеціальному персональному комп’ютері (якщо система обліку є в елктронній формі) або на паперових носіях (журнал(-и), картотека). За відстуності в розпорядника достатніх ресурсів для ведення системи обліку в електронній формі вона має вестися на паперових носіях, до яких (або їх копій) має забезпечуватися доступ всіх охочих (можливо у присутності службовця розпорядника для запобігання псуванню носіїв).

Допускається створення системи обліку шляхом об’єднання в цю систему кількох уже існуючих способів ведення обліку документів за умови їх удосконалення для приведення у відповідність до вимог частини 1 статті 18.

Для забезпечення безперебійного ведення системи обліку в розпорядника має бути визначена відповідальна посадова особа або підрозділ, які слідкуватимуть за належним наповненням і оновленням системи обліку. Доцільно, щоби при створенні кожного документу його автор – службовець самостійно вносив відомості про нього до системи обліку або, принаймні, в кожному структурному підрозділі була особа, яка це робить щодо документів, створюваних (змінюваних) службовцями підрозділу.

Закон передбачає занесення до системи обліку даних про усі наявні в розпорядника документи, зокрема створені до набуття ним чинності. За умов обмеженості ресурсів розпорядника в систему обліку мають заноситися дані передовсім про ті документи, що були створені (змінені, надійшли до розпорядника) після 9 травня 2011 р., а щодо старіших документів – у міру забезпечення розпорядника відповідними ресурсами.

Система обліку, поряд з інформацією про документ, може містити тексти самих документів (з дотриманням вимог ч. 7 ст. 6 Закону).

Частина 1 статті 18 передбачає перелік даних про документ, що заносяться до системи обліку. Але не щодо всіх документів цей перелік скаладтиметься з 12-и пунктів: по пунктах 3, 5, 6, 11 дані про документ можуть існувати або ні. Крім того, якщо певні дані, вказані в частині 1 статті 18, є інформацією з обмеженим доступом, то відповідні окремі слова (не речення чи абзаци, а саме слова) не підлягають відображенню в системі (ч. 7 ст. 6 Закону).

Додаткову інформацію про систему обліку документів розпорядника можна отримати в «Методичних рекомендаціях щодо практичного впровадження Закону України “Про доступ до публічної інформації”».